ARD-Themenwoche Agentur be a part
Heute hier, morgen dort: Mitarbeiterin Wenke Heine, Geschäftsführerin Nancy Graf und Projektmanager Ron Bechmann. Bild © Katharina Frerichs

Anwesenheitspflicht? Die ist im Arbeitsalltag der Werbeagentur "be a part" in Darmstadt passé. Die Mitarbeiter entscheiden selbst, wann sie was wo machen. Bis das zukunftsorientierte Konzept funktionierte, galt es einige unerwartete Hürden zu nehmen.

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Nancy Graf hängt in den Seilen. Um sie herum Yogamatten, Gymnastikbälle und Hula Hoop Reifen. Die Arme schwenken nach vorne, zur Seite, nach hinten. "Wenn du dich fit fühlst und klar im Kopf bist, kannst du produktiver arbeiten", sagt Graf. Die Inhaberin der Agentur "be a part" lockert gerade ihre Nacken- und Schultermuskulatur im firmeneigenen Fitnessraum. Wobei Graf eigentlich nicht den ganzen Tag am Schreibtisch sitzt. Sie huscht auch mal nach dem Frühstück zurück ins Bett und startet dort ihren Arbeitstag mit Laptop auf dem Schoß.

"Be a part" macht einiges anders. Die Zukunft der Arbeit ist in der Werbeagentur in Darmstadt bereits Gegenwart. 2008 gegründet, mit Kernarbeitszeiten und Hierarchien angefangen, verzichtet die Firma mit 14 festen und bis zu 200 freien Mitarbeitern inzwischen auf feste Arbeitszeiten und -orte. Vor vier Jahren setzte sich Graf mit einem Wissensberater zusammen und begann, Ideen für ein freieres, mitarbeiterfreundliches und zukunftsorientiertes Arbeiten umzusetzen. "Ich hatte schon immer die Sehnsucht nach Freiheit und Menschlichkeit bei der Arbeit", begründet Nancy Graf ihre Entscheidung.

Fehlende Hierarchie sorgte zuerst für Verunsicherung

Kurze Zeit später war das Konzept "Smart Moves - smart in your mind, in your area and with your IT" geboren. Jeder Mitarbeiter ist seitdem mit portablen Arbeitsinstrumenten wie Notebook und Smartphone ausgestattet und hat von überall Zugang zum firmeneigenen Netzwerk und der Agentur-Software. Das Telefonie- und Chatprogramm lässt jederzeit den Status erkennen - ob der Mitarbeiter gerade im Büro ist, Home Office macht oder Überstunden abfeiert.

Urlaubsanträge mit Unterschrift des Vorgesetzten gehören bei "be a part" ebenfalls der Vergangenheit an. Urlaub wird eingetragen und nicht groß besprochen. Der Weg zu den neuen Freiheiten für die Mitarbeiter hatte allerdings auch so seine Tücken. Ein paar Monate nach den Veränderungen kam es 2014 zu Unstimmigkeiten im Team. Die fehlende Stabilität und Orientierung durch Hierarchien und Strukturen habe viele verunsichert, sagt die 37-jährige Inhaberin. Das Ergebnis: Ganz ohne Regeln funktioniert es auch nicht. Projektverantwortliche haben jetzt wieder einen thematischen Experten als Führungsperson, den sie jederzeit für Feedback hinzuziehen können. Auch Projektpläne sind offen einseh- und kontrollierbar.

Inzwischen überwiegen die Vorteile

An das neue Arbeiten musste sich auch Projektmanager Ron Bechmann erst gewöhnen: "Ich hatte erst Probleme, mich selbst zu disziplinieren und habe Prioritäten falsch eingeschätzt, bis es Kundenbeschwerden gab. Daraus habe ich inzwischen gelernt." In der gewonnenen Flexibilität sieht Bechmann mittlerweile nur Vorteile, wenn er trotz hohen Arbeitspensums ein paar Tage Urlaub an der Nordsee verbringen kann. "Tagsüber war ich am Strand spazieren und habe abends vom Sofa aus zwei oder drei Stunden gearbeitet."

Heute funktioniert das Konzept. Eine Menge offener, vertrauensvoller Gespräche habe den Mitarbeitern geholfen, sich auf diesen Lernprozess einzulassen, so Graf. Direkte Kommunikation mit klaren Fragen und ehrlichen Aussagen gehöre seitdem zum Arbeitsalltag. Keiner solle das Gefühl bekommen, sich rechtfertigen zu müssen, wenn er von Zuhause arbeitet oder früher das Büro verlässt.

Nächstes Ziel ist die Vier-Tage-Woche

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Mitarbeiter sind oft auch im Urlaub erreichbar. Bild © Katharina Frerichs

"Wenn man Vertrauen in Menschen gibt, ist es faszinierend, was dabei herauskommt", sagt Graf denjenigen, die sie danach fragen, wie sie die Arbeit ihrer Mitarbeiter kontrolliert. Der Mitarbeiter wisse selbst, dass er in der Bahn kein Online-Meeting mit einem Kunden machen, aber durchaus E-Mails abarbeiten kann. In dieser neuen Form von Arbeit müsse jeder Arbeitnehmer selbst Entscheidungen treffen und Verantwortung übernehmen.

"Bei uns gibt es den Spruch 'Das Ergebnis und der Mensch zählen'. Wenn ich beides in Kombination habe, habe ich Erfolg", beschreibt Graf ihr Erfolgsrezept. Diese Wertschätzung des Menschen hinter dem Mitarbeiter ist auch Grund für Wencke Heine gewesen, nach 17 Jahren noch einmal das Unternehmen zu wechseln. "Die Hierarchien und der Druck in der alten Firma waren sehr hoch. Daran bin ich kaputt gegangen", begründet Heine ihre Entscheidung. Zukunft der Arbeit bedeutet für Graf auch, sich immer weiterzuentwickeln. Als nächstes plant sie, die Fünf-Tage-Woche durch eine Vier-Tage-Woche zu ersetzen - bei gleichbleibendem Arbeitspensum. Auf diese Weise sollen unwichtigere Aufgaben automatisch wegfallen.

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