Künstliche Intelligenz KI "Emma" arbeitet jetzt im Hanauer Standesamt
Das Hanauer Standesamt bekommt digitale Unterstützung: Eine Künstliche Intelligenz hilft den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern bei den Abläufen. Und "Emmas" Arbeitsprofil könnte bald schon ausgeweitet werden.
Die neue Mitarbeiterin des Standesamts Hanau heißt "Emma" und ist eine waschechte Hessin: Eine Firma in Seeheim-Jugenheim (Darmstadt-Dieburg) hat die Künstliche Intelligenz (KI) entwickelt, die Papier-Dokumente scannt, erfasst und in ein digitales Register überträgt.
Hilfe beim Digitalisieren
Ein Gesetz gibt laut Hanauer Stadtverwaltung vor, dass Urkunden nur noch aus einem elektronischen Register ausgestellt werden dürfen und unter verschiedenen Standesämtern die Möglichkeit eines elektronischen Datenabrufs möglich sein muss. Mitarbeitende des Standesamts müssten deshalb papiergebundene Registereinträge erfassen, händisch scannen und in einen elektronischen Registereintrag umwandeln.
Dabei wird demnach eine Großzahl von Dokumenten nach Behördenangaben umbenannt und zur dauerhaften und sicheren Ablage in die elektronische Sammelakte verschoben. Hier kommt "Emma" ins Spiel: Sie lese dafür zunächst Informationen aus den Dokumenten aus und erkenne, wo es gespeichert werden muss. Im Anschluss stelle sie sicher, dass alle nachträglich erfassten Register in die Sammelakte gespeichert wurden.
Weitere Einsatzmöglichkeiten geprüft
Außerdem überprüft "Emma" demnach, ob familienrechtliche Zuordnungen wie Vater und Mutter im elektronischen Register eingetragen sind und trägt sie gegebenenfalls nach. Die KI sei darauf programmiert, nur das zu tun, was der Mensch ihr beigebracht habe, betont die Stadt. Sie könne nur in den Anwendungen arbeiten, für die ein Zugriff eingerichtet worden sei.
Strikte Kontrollen gewährleisteten die Sicherheit und den Schutz sensibler Daten und stellten sicher, dass das System "Emma" nur innerhalb der definierten Richtlinien und Vorschriften handle.
Weitere Einsatzmöglichkeiten würden derzeit geprüft. Wo genau die sein könnten, will der Magistrat noch nicht verraten, da die interne Information und Abstimmung nicht abgeschlossen sei. Es sollen aber Bereiche sein, bei denen gleichförmige Vorgänge in hoher Stückzahl von der KI bearbeitet werden.
Hanauer Standesamt als Vorreiter
Die Stadt Hanau ist beim Einsatz von KI nach Einschätzung des Fachverbandes der hessischen Standesbeamtinnen und -beamten Vorreiterin in Hessen. Ihm sei kein anderer derartiger Einsatz bekannt, sagte der Verbandsvorsitzende Frank Müsken.
Verwaltungen und damit auch die Standesämter leiden dem Vorsitzenden zufolge unter Fachkräftemangel. Freie Stellen seien immer schwieriger wiederzubesetzen, so Müsken. "KI, so sie denn gut funktioniert, kann Standesämter sicherlich von Eingabearbeiten entlasten."
Dadurch könne der Fokus der Mitarbeitenden aufgrund des Zeitgewinns mehr auf die juristische Betrachtung und Prüfung der Personenstandsfälle gelenkt werden. "Die juristische Betrachtung sollte auch in Menschenhand bleiben und nicht durch technische Lösungen ersetzt werden", fordert der Experte.